Kasama ang pandemikong coronavirus pagsara sa mga tanggapan sa buong mundo, hindi mabilang na mga kumpanya at indibidwal ang muling pag-iisip ng kung ano ang hitsura ng araw ng trabaho. Gayunpaman, ang mga pagbabagong iyon ay umaabot nang higit pa kaysa sa damit ng tanggapan ng pangangalakal para sa mga pagpapawis — para sa maraming tao, nangangahulugan din ito ng biglaang pagbaha ng mga tawag sa video conference.
Ngunit sa maraming mga tao gamit ang Zoom at iba pang mga platform ng videoconferencing sa kauna-unahang pagkakataon, simpleng pag-log in para sa isang pagpupulong at masulit ang mga kumperensya sa video ay maaaring maging dalawang magkakaibang bagay. Sa tulong ng mga dalubhasa, napagsama namin ang mga tumutukoy na dosis at hindi dapat gawin na makakatulong sa iyo na mag-off ang bawat tawag sa video conference nang walang sagabal.
Gawin: Panatilihing malinis ang lugar sa likuran mo.
Shutterstock / fizkes
Kung hindi mo anyayahan ang iyong mga katrabaho sa iyong tanggapan nang hindi muna nililinis, huwag mo silang anyayahan ang iyong tanggapan sa bahay kapag ito ay anumang mas mababa sa malinis.
'Gusto mong makita ng mga kasamahan ang iyong tanggapan sa bahay na maayos at maayos,' sabi ni Kristen Southall Watts , may akda ng Ang Solo Workday . Karagdagan sa paglilinis ng iyong puwang , Inirekomenda ni Watts na iwasan ang isang direktang linya ng paningin sa pintuan, at muling ayusin 'ang iyong tanggapan upang ang mga miyembro ng pamilya na sumilip ay hindi magiging bahagi ng iyong pagpupulong. '
Huwag: Iposisyon ang iyong computer sa ibaba ng iyong mukha.
Shutterstock
Ang pagpapanatili ng mahusay na pakikipag-ugnay sa mata ay mahalaga para sa mga pagpupulong, maging sa personal o online mo ito, kaya tiyaking nakaposisyon mo ang iyong camera nang naaangkop.
'Ang bawat isa ay may mga anggulo na maganda ang hitsura para sa kanila - ngunit ang anggulo ng sinuman ay mula sa lupa na tumingala,' sabi ni Flynn Zaiger , CEO ng malikhaing ahensya ng digital marketing Online Optimism . Sa halip, inirekomenda ng Zaiger na itaas ang iyong computer upang ito ay bahagyang mas mataas sa antas ng mata upang gawing madali para makita ka ng iba at panatilihin kang pinakamahusay na pagtingin .
Gawin: Patayin ang iyong mga notification.
Shutterstock / Alexey Boldin
pangarap tungkol sa maraming mga pusa
Ang mga notification na papasok sa iyong mga aparato ay hindi lamang nakakagambala sa iyo — nakakagambala sila sa lahat sa iyong video call.
'Hindi mo kailangang maabisuhan sa bawat headline ng balita o bagong nai-upload na video sa sandaling nangyari ito, lalo na't hindi sa iyong itinalagang mga bloke ng trabaho,' sabi ni Watts, na nagsasaad na 'sa tuwing titingnan mo nang mabilis ang iyong mga feed sa social media, nawawala sa iyo ang maraming oras ng produktibo. '
Huwag: Maghintay hanggang sa huling minuto upang mag-ehersisyo ang mga tech kink.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Kung nais mong maayos ang pagtakbo ng iyong pagpupulong, tiyaking nasubukan mo ang iyong software — kasama ang iyong mga setting ng video at audio — bago simulan ang tawag.
'Ang pagsisimula ng pagpupulong at pagkatapos ay mapagtanto ang audio ay choppy o ang video ay magulo sanhi ng pagkaantala,' sabi Ruben Yonatan , CEO ng GetVoIP , na nag-iingat na maaari ka ring gastos sa negosyo kung gagawin nitong makita ka ng mga kliyente na hindi mabisa. Upang matiyak na ang lahat ay nasa maayos na pagkakasunud-sunod, inirerekumenda ni Yonatan na gawin muna ang isang dry run kasama ang isang kaibigan na maaaring magbigay sa iyo ng puna.
Gawin: Bumuo ng ilang downtime sa pagitan ng mga tawag.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Kahit na mayroon kang mga back-to-back na pagpupulong, ang pagkakaroon lamang ng ilang minuto ng downtime sa pagitan nila ay maaaring magawa ang lahat ng pagkakaiba sa kung gaano ka ka epektibo sa bawat isa.
'Pagkatapos ng mga tawag at kumperensya, kakailanganin mo ng ilang minuto upang i-dash off ang mga follow-up na email o teksto, ayusin ang anumang mga tala na iyong kinuha sa panahon ng pagpupulong, at ilipat ang itak para sa susunod na gawain,' sabi ni Watts, na binabanggit na ang kakulangan ng oras ng paghahanda sa pagitan ng mga tawag ay maaaring dagdagan ang iyong panganib na makagambala.
Huwag: Masyadong mabilis magsalita.
Shutterstock / fizkes
Huwag hayaan ang iyong karaniwang milya-isang-minutong pagsasalita na pahirapan para sa iyong mga katrabaho na maunawaan ang puntong sinusubukan mong makatawiran.
'Huwag magsalita ng masyadong mabilis upang ang mga nakikinig (at nanonood) ay may problema sa pag-unawa sa iyo,' sabi ni Deborah Sweeney , CEO ng MyCorporation . Kung kailangan mong i-bilis ang iyong sarili sa isang pag-pause, inirekomenda ni Sweeney na ngumiti sa camera sa halip na gumamit ng mga salitang tagapuno tulad ng 'um' o 'uh,' na maaaring magpahanda sa iyo.
Gawin: Bigyang-pansin ang wika ng katawan ng ibang tao.
Shutterstock / Focus at Blur
Ang pagkakaroon ng masyadong maraming tao na nagsasalita nang sabay-sabay ay maaaring maging isang hindi maunawaan na cacophony sa isang iglap. Kung nais mong maiwasan ang overlap na pagsasalita, tiyaking binabasa mo ang mga kalahok sa pagpupulong wika ng katawan upang makakuha ng mga pahiwatig kung kailan ligtas na makipag-usap.
'Ang karaniwang mga palatandaan na dapat abangan ay ang mga tumango, o bibig na nagsisimulang buksan,' sabi ni Julian Jost , CEO at co-founder ng Spacebase .
Huwag: Panatilihing bukas ang mga hindi kinakailangang tab.
Shutterstock / Stock ng Mga Kaibigan
Kung nais mong panatilihing nakatuon ang iyong isip sa gawain na nasa kamay-at maiwasan ang potensyal na kahihiyan-tiyaking nasara mo o na-minimize ang lahat ng hindi kinakailangang mga tab sa panahon ng iyong pagpupulong.
'Hindi mo nais na mahuli kapag may nagtanong, 'Maaari mo bang ibahagi ang iyong screen at ipakita sa amin?'' Sabi ni Shayne Sherman , CEO ng TechLoris , na tandaan na ang pagkakaroon ng masyadong maraming mga tab na bukas nang sabay-sabay ay maaaring makaapekto sa kalidad ng iyong tawag.
Gawin: Gamitin ang iyong mga headphone.
Shutterstock / fizkes
Ang iyong mga katrabaho ay nais makinig sa iyo-hindi ang tunog ng iyong mga anak na naglalaro, ang iyong aso na tumahol, o ang ambulansya na dumadaan sa labas.
'Karamihan sa mga micropono ng laptop ay talagang masama, at kinukuha ang bawat maliit na ingay,' sabi ni Julie Bee , pangulo ng BeeSmart Social Media . 'Earbuds at headphones panatilihin ang ingay sa background sa isang minimum at kunin ang iyong sinasabi.'
Huwag: Pagbabasa.
Shutterstock / Pressmaster
Kung nais mong ang mga kalahok sa iyong pagpupulong upang manatiling nakikipag-ugnayan, subukang magsulong ng isang dayalogo sa halip na maghatid ng isang talumpati.
'Ang aming mga span ng pansin ay kahit na mas maikli sa mga araw na ito, kaya sa halip na umupo sa harap ng isang computer at makipag-usap sa mga nasa tawag, makipag-usap sa mga tao,' inirekomenda ni Bee, na nagsabing ang ugali na ito ay nagpapanatili rin sa mga tao na nakikibahagi at maasikaso sa tawag .
Gawin: Gamitin ang mga button na walang imik at mag-video.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Hindi mo kailangang isama ang iyong mikropono o camera sa buong bawat pagpupulong kung hindi ka pa partikular na hiniling na gawin ito.
“Kung hindi ka nagsasalita, i-mute mo ang iyong sarili. Kung kailangan mong lumipat ng madalian, o bumangon at magpahinga mula sa pagpupulong ... pagkatapos ay itago ang iyong video at i-mute ang iyong sarili, 'iminungkahi ni Bee.
Huwag: Eksklusibong umaasa sa WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
ano ang dapat kong makuha para sa kaarawan ng aking matalik na kaibigan
Ang pagkakaroon ng isang backup na plano kung sakaling maputol ang iyong WiFi ay nangangahulugang hindi ka makaligtaan ang isang solong mahalagang detalye.
'Walang natalo sa rock-solid na pagganap ng network ng isang old-school ethernet cable,' sabi ni Jovan Milenkovic , kapwa tagapagtatag ng CommandTech . Kahit na maraming mga laptop ay wala nang mga ethernet port, sinabi ng Milenovic na ang mga CAT5 hanggang sa USB adapters ay mura at madaling magamit upang gawing posible na mag-plug in.
Gawin: I-set up ang awtomatikong pagrekord.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Sa halip na mapusok na subukang kumuha ng mga tala sa panahon ng iyong pagpupulong, mag-set up ng awtomatikong pagrekord upang masisiyahan ka sa isang log ng verbal ng lahat ng nangyari pagkatapos.
'Pinapayagan ka ng zoom na awtomatikong magrekord ng mga tawag, at ito ay maaaring maging napakahalaga para sa pagrekord ng feedback ng kliyente o koponan sa isang proyekto,' sabi ni Dusti Arab , strategist ng negosyo kasama Ang Reinvention Co. .
Huwag: Iwanan ang iba pang mga aparatong pinagana ng internet na tumatakbo.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Ang pag-off ng iba pang mga aparato na pinagana ng internet sa paligid ng iyong bahay bago simulan ang iyong pagpupulong ay makakatulong sa iyong limitahan ang mga lags sa iyong koneksyon at panatilihing maayos ang pagtakbo ng iyong mga video conference call.
'Kahit na ang pinakamahusay na pakete sa internet ay hindi magagarantiyahan na ang iyong internet sa bahay ay maaaring magtaguyod ng mahabang mga pagpupulong ng negosyo sa paglipas ng videoconference,' sabi ni Milenkovic, na inirekomenda na hilingin sa mga kasama sa kuwarto at miyembro ng pamilya na ihinto ang paglalaro at pag-download sa tagal ng iyong pagpupulong, hangga't maaari.
Gawin: Gamitin ang pagpapaandar ng chat.
Shutterstock / Rawpixel.com
Mayroong isang madaling solusyon kung nais mong iwasan ang lahat na mapag-usapan ang bawat isa kapag oras ng Q&A sa pagtatapos ng isang pagpupulong.
'Gamitin ang pagpapaandar sa chat upang sabihin na mayroon kang isang katanungan o pahayag muna sa halip na ipalabas lamang ito,' nagmumungkahi Matthew Ross , co-founder at COO ng The Slumber Yard .
Huwag: Isuot ang pawis mo
Shutterstock / fizkes
Tratuhin ang iyong mga virtual na katrabaho sa parehong paggalang na gusto mong pakikitungo sa kanila nang personal at tiyaking tinitingnan mo ang bahagi para sa iyong pagpupulong.
'Subukang iwasan ang anumang bagay na masyadong maliwanag at anumang bagay na may masyadong maraming mga pattern,' nagmumungkahi Kyle Turk , VP ng marketing sa Keynote Search . Idinagdag pa ni Turk na kahit na sa palagay mo makikita ka lamang ng iyong mga katrabaho mula sa balikat pataas, ang pagsusuot ng mga ilalim na naaangkop sa trabaho ay palaging isang magandang ideya kung sakaling kailangan mong tumayo o lumipat.
Gawin: Magkaroon ng isang back-up na plano.
Mga Larawan ng Shutterstock / Monkey Business
Magkaroon ng lahat ng naaangkop na impormasyon sa pag-login para sa iyong pagpupulong at hindi ka makaligtaan kung matalo ang iyong koneksyon.
'Siguraduhin na mayroon kang isang numero ng telepono o back-up na plano kung sakaling hindi ito kumonekta sa online tulad ng nakaplano,' nagmumungkahi Paige Arnof-Fenn , tagapagtatag at CEO ng pandaigdigang madiskarteng kompanya ng marketing Mavens at Moguls .
Huwag: Gamitin ang iyong keyboard.
Shutterstock / Jacob Lund
Kung nais mong kumuha ng mga tala sa panahon ng iyong pagpupulong, magkaroon ng isang madaling gamiting notebook sa halip na mag-tap sa iyong keyboard.
'Nakakakuha ka ba ng mga tala o tumutugon sa mga email o chat sa koponan, nakakagambala ang tunog ng iyong pagta-type,' sabi ni Mark Strassman , SVP at GM ng UCC sa LogMeIn . Kung ang mga tala sa pagsulat ng kamay ay hindi mukhang isang sapat na kahalili, iminumungkahi ni Strassman na gamitin ang built-in na serbisyo ng transcription na magagamit sa karamihan ng mga platform ng videoconferencing.
Gawin: Paganahin ang mga hot key.
Shutterstock / Malinaw
Sa halip na gumala-gala upang hanapin ang iyong pindutan sa pag-access sa mikropono, paganahin ang mga hot key bago ang iyong pagpupulong upang madali kang makapag-chime tuwing kinakailangan.
'Ang pagpapagana ng push-to-talk ay titiyakin na hindi ikaw ang sanhi ng puting ingay, echoes, at ingay sa background sa isang panggrupong tawag sa kapaligiran,' sabi ni Keenan Beavis , tagapagtatag ng Longhouse Media , na tandaan na ang pagpapaandar na ito ay magagamit sa mga platform tulad ng Zoom, Skype, at Discord.
Huwag: Kalimutan na mag-log off.
Shutterstock / shurkin_son
Bago ka bumalik sa iyong mga pagpapawis, gugustuhin mong gumawa ng isang mahalagang pangwakas na hakbang: tapusin ang tawag.
'[Huwag] pabayaan ang iyong bantay bago ka mag-log off — maaaring mabuhay pa rin ang mic / speaker!' nag-iingat kay Arnof-Fenn.
