Pagdating sa email, maaari mong isipin na alam mo ang lahat na may malalaman. Pagkatapos ng lahat, karamihan sa atin ay nagpapadala at tumatanggap ng isang average ng 121 mga email kada araw , ayon sa firm ng tech market research Ang Pangkat ng Radicati . Ngunit kahit na malamang na gumastos ka ng isang makabuluhang tipak ng bawat araw na paggawa sa iyong inbox, maaari mo pa ring malaman ang isang bagay o dalawa. Sa totoo lang, mayroong isang toneladang mga patakaran sa pag-uugali sa email na regular na maiiwasan ka at ng maraming iba pang mga tao sa iyong listahan ng contact. Nais bang matiyak na ikaw ay magalang sa elektronikong paraan? Narito ang 17 ginintuang mga patakaran ng pag-email na marahil ay hindi mo alam, ngunit kailangang malaman.
1 Tumugon sa minutong makakuha ka ng isang email, kahit na kailangan mo ng mas maraming oras.
Shutterstock
Walang pinahahalagahan ang pagtanggap ng isang tugon sa isang email linggo pagkatapos nilang maipadala ito. Sa katunayan, isang survey sa 2018 na isinagawa ng consultant firm Mga Solusyon sa Pagganap ng Toister nagsiwalat na 41 porsyento ng mga tao ang inaasahan ang isang tugon sa email mula sa kanilang mga katrabaho sa ilalim ng isang oras. (Simulang magbalangkas ng mga tala ng paghingi ng tawad sa iyong kagawaran ng accounting ngayon!)
Siyempre, ang ilang mga tugon sa email ay tumawag sa iyo upang ngumunguya sa iyong mga saloobin, at bumuo ng isang nasukat na mensahe. Sa mga kasong iyon, madali ang solusyon: Tumugon sa loob ng ilang minuto upang ipaalam sa nagpadala na natanggap mo ang kanilang mensahe, ngunit kailangan ng kaunting oras upang maisaayos ang mga bagay. Sa ganoong paraan, alam nila na isinasaalang-alang mo ang kanilang email at hindi mo lamang pinapansin.
2 Gumamit ng 'Sumagot Lahat' nang may pag-iingat.
Shutterstock
Mayroong isang mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng mga pagpipiliang 'Tumugon' at 'Tugon Lahat'. Gayunpaman, maraming mga gumagamit ng email sa kasamaang palad ay hindi napagtanto iyon. Kung sakaling ikaw ay isa sa kanila, alamin na kapag pinili mo ang huli, ang bawat tatanggap na nasa CC sa orihinal na mensahe ay tumatanggap ng iyong tugon — at, mas madalas kaysa sa hindi, hindi mo kailangang ibaha ang mga inbox ng lahat.
Ang mga hindi kinakailangang mensahe ng masa na ito ay isang salot, mayroong isang kataga na salita upang ilarawan ang mga ito: ' Tumugon sa Allpocalypse . ' Kaya, sa susunod na tumugon ka sa isang email ng masa, isaalang-alang kung sino talaga ang kailangang basahin ang iyong tugon: ang buong kumpanya o ang orihinal na nagpadala lamang?
3 Kung nais mo ng isang tugon mula sa isang tao, huwag mo silang CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Kapag nag-CC ka sa isang tao sa isang email — na nangangahulugang 'carbon copying' mo sila — karaniwang ipinapahiwatig nito na nais mong panatilihin silang naka-loop sa pag-uusap, ngunit hindi kinakailangang naghahanap ng isang tugon mula sa kanila. At, bilang propesyonal sa pagsasanay Dannielle Walz nagbabala, ang maling paggamit ng pagpipiliang CC ay maaaring humantong sa mga isyu sa komunikasyon.
'Sa pamamagitan ng pag-CC sa iyong mga kasamahan sa maraming mga email, maaari nilang simulan na ihinto ang pagtingin sa iyong mga email bilang mahalaga at maaaring ilagay ang mga ito nang direkta sa isang' folder ng sanggunian 'o' basahin sa ibang pagkakataon folder, 'sumulat siya sa isang LinkedIn post 'Maaaring humantong ito sa mahalagang impormasyon na napalampas sa hinaharap.'
Kaya, kung inaasahan mong isang tugon mula sa isang tao, ilagay ang kanilang email address sa patlang na 'To', at gamitin nang matipid ang pagpapaandar na 'CC'.
4 Maunawaan kung kailan at kailan hindi gagamitin ang BCC.
Shutterstock
Ang patlang ng BCC ay mas kumplikado, patuloy na umiiwas kahit na ang pinaka-bihasang mga gumagamit ng email. Ngunit paghiwalayin natin: Ang BCC ay nangangahulugang 'blind carbon copy,' kaya, habang katulad ito ng CC-ing, hindi ipinapakita ng BCC-ing ang email ng taong iyon sa iba pang mga tatanggap, nangangahulugang walang ibang nakikita sa kadena na makikita ka kasama sila.
Kaya kailan magiging okay ang paggamit ng BCC? Punong-puno si Hillel ng Inc. Mahigpit na sinabi ng magazine na para sa mga mass email o kung may magpapakilala sa iyo sa pamamagitan ng email sa ibang tao.
'Sa bawat ibang kaso, kapag nag-email ka sa iba at sa BCC ng iba, ikaw ay hindi matapat — gusto mo o hindi,' tala ni Fuld. 'Nag-e-email ka sa Taong X at nang hindi nila nalalaman, pinapayagan ang Tao na mag-umpisa sa iyong pag-uusap. Walang ideya ang Taong X na may ibang nagbabasa ng email na ito, kung sa totoo lang, lihim mong ipinadala ito sa ibang tao. '
5 Gumamit ng matibay na marka ng tandang.
Shutterstock
Madaling magtapon ng isang tandang padamdam sa iyong mga email dito at doon, ngunit subukang huwag gumawa ng ugali ng ito Habang ginagamit ang mga ito sa kasaysayan upang ipahiwatig ang kaguluhan, sa isang email, ang mga marka ng tandang ay madaling mapagkakamalang pagiging phoniness o passive agresibo.
isang panaginip ng yelo
'Ang paggamit ng hindi kinakailangang tandang padamdam sa [isang] email ay maaaring madaling sirain ang pinagbabatayanang kahulugan ng iyong teksto,' Anna Verasai nagpapaliwanag sa HR Digest . Gamitin lamang ito kapag kailangan mong bigyang-diin ang isang bagay na mahalaga. Isipin kung paano maaaring bigyang kahulugan ng iyong mambabasa ang mensahe kapag binasa nila ito. '
Maging maingat sa iyong paggamit ng katatawanan.
Shutterstock
Lahat ay nagmamahal a magandang biro tuwing ngayon at pagkatapos, ngunit dahil ang maling tono ay hindi maituro kapag hindi kaukulang personal, mas mabuti na iwanan ang mga biro sa iyong mga email. 'Ipareserba ang katatawanan para sa isang tawag sa telepono o personal,' propesor sa pagsusulat ng negosyo, David Silverman , sumulat sa Harvard Business Review . 'Sa ganoong paraan, kapag may natigilan na katahimikan sa kabilang dulo ng linya o sa dulong bahagi ng talahanayan ng kumperensya, masasabi kong,' Sa palagay ko ay hindi mo mapagtanto kung gaano katawa ang tingin ko sa aking sarili, at, sa ganoon, ako naniniwala akong titigil ako ngayon. '
Ngunit seryoso: Isang mahalagang 2005 na pag-aaral na inilathala sa Journal ng Pagkatao at Sikolohiyang Panlipunan Inihayag na, habang hinulaan ng mga nagpadala na ang kanilang mga tatanggap ay maaaring tumpak na maunawaan ang kanilang tono na 80 porsyento ng oras, ang mga tatanggap ay talagang nakakabasa ng tumpak na 56 porsyento ng oras.
7 Laktawan ang slang.
Shutterstock
Sa pagtaas ng instant na pagmemensahe, pinaikling form ng Wikang ingles ay naging mas malawak na ginagamit — tulad ng 'u' para sa 'ikaw,' o 'nais' sa halip na 'nais.' Ngunit, tulad ng katatawanan ay hindi madalas na dumidikit pagdating sa mga email, slang ay isang katulad na no-go. Ayon sa isa OnePoll survey, 37 porsyento ng mga tao na naisip ang paggamit ng slang sa lugar ng trabaho ay hindi katanggap-tanggap, at 55 porsyento ang nagsabing laktawan ang 'lol' pagdating sa pag-email sa iyong boss.
8 Bigyang pansin ang linya ng paksa.
Shutterstock
Ang mga linya ng paksa ay simple, ngunit kinakailangan. At dahil nabasa ang karamihan sa mga email mga mobile device —55 porsyento, ayon sa kumpanya ng paghahatid sa email Bumalik na Landas —Mahalaga na ipako ang mga ito. Maikli, maikli, at direktang mga linya ng paksa ay pinakamahusay. Ang layunin ng iyong email ay dapat na malinaw na nakasaad at dapat mong limitahan ito sa limang salita o mas kaunti, dahil pinutol ng mga mobile device ang anumang mga salita pagkatapos nito.
9 Magsama ng pirma.
Shutterstock
Nakakuha ka na ba ng isang email mula sa isang tao at nagtaka, 'Sino ito mula sa ? ' Kahit na ang address ng nagpadala ay maaaring magbigay sa iyo ng ilang mga pahiwatig tungkol sa kung sino sila, minsan hindi ito sapat. Ang isang lagda sa pagtatapos ng iyong email ay maaaring agad na ipaalam sa tatanggap kung sino ka, kung ano ang iyong ginagawa, at kung paano ka nila makikipag-ugnay sa iyo.
Ang mga tao sa pinagsamang ahensya ng marketing Ocreative sabihin na ang pagkakaroon ng isang email signature box ay 'tulad ng pagbibigay sa isang tao ng isang card ng negosyo sa tuwing magpapadala ka ng isang email.' Kung wala ka pa, magdagdag ng isang lagda na kasama ang iyong buong pangalan, posisyon, numero ng telepono, email, website, at isang logo ng negosyo.
10 Alalahanin ang KISS (panatilihing maikli at simple).
Shutterstock
Ang pamamaraan ng KISS ay isang bagay na karamihan sa atin ay tinuro sa elementarya, ngunit hindi ito nangangahulugan na hindi gaanong kinakailangan sa paglaon sa buhay. Boomerang , isang app na pagiging produktibo ng email, sinaliksik ang mga pangunahing pamamaraan upang makakuha ng mas maraming mga tugon sa email. Ang kanilang pinakamalaking takeaway? Mahusay na magsulat na parang ikaw ay walong taong gulang.
Napag-alaman ng kanilang pagsasaliksik na ang mga email na nakasulat sa antas ng pagbasa sa ikatlong baitang ay 36 porsyento na mas malamang na tumugon kaysa sa mga nakasulat sa antas ng pagbabasa sa kolehiyo.
11 Bigyang pansin ang mga kalakip.
Shutterstock
Ang mga kalakip ay kung minsan ay isang kinakailangang bahagi ng proseso ng email, ngunit dapat mong malaman ng lubusan kung paano gamitin ang mga ito bago i-attach sa pag-abanduna. Sa mahabang mga chain ng email, minsan ay hindi nila napapansin o hindi napapansin, at ang hindi inaasahang mga attachment ay madalas na buksan dahil ang mga tumatanggap ay maingat sa mga elektronikong virus.
Ang pinakamahusay na solusyon ay ang tawagan ang iyong mga kalakip sa katawan ng iyong email. Gramatika Sinasabi na ang pinakamahusay na paraan upang maabisuhan ang tatanggap ng mga kalakip ay ang pagsasama ng isang mensahe sa dulo ng iyong email na nagsasabi ng isang bagay sa linya ng 'Na-attach ko [item]' o 'Mangyaring sumangguni sa naka-attach na [item] para sa karagdagang detalye . '
12 Pamantayan ang iyong font.
Shutterstock
Habang ang paglalaro sa paligid ng mga estilo ng font at kulay ay maaaring maging masaya, walang lugar para sa maliwanag na rosas na Mga Comic Sans sa propesyonal na mundo. Tulad ng ito ay naging, ang paggamit ng font ay lubhang mahalaga pagdating sa digital na komunikasyon, ayon sa Colin Wheildon , may akda ng Uri at Layout: Nakikipag-usap Ka Ba o Gumagawa lamang ng Mga Magandang Hugis? 'Posibleng masabog ang tatlong-kapat ng aming mga mambabasa sa pamamagitan lamang ng pagpili ng maling uri,' sinabi niya Mga Amerikanong Manunulat at Artista .
Kaya't anong mga font ang dapat mong dumikit pagdating sa mga email? MageMail Inirekomenda ng Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS, o Arial.
13 Proofread lahat.
Shutterstock
Kapag nagsusulat ng isang email, malamang, magkakamali ka kung tutuusin, tao ka lang. Gayunpaman, ang mga pagkakamali ay hindi madalas na lumipas pagdating sa mga email sa trabaho. Sa isang Grammarly poll ng halos 2000 na respondente, 67 porsyento ang nagsabing ito ay hindi okay na gumawa ng mga typo sa mga email, habang 6 porsyento lamang ang naisip na ito ay isang katanggap-tanggap na pagkakamali.
14 Huling ipasok ang email address.
Shutterstock
kung paano hawakan ang long distance relationship
Ang pinakamadaling paraan upang matiyak na hindi ka magpapadala ng isang email bago ito handa o bago ito ma-clear ng anumang mga typo? Maghintay hanggang ang lahat ay nasa tip-top na hugis bago ipasok ang email address ng tatanggap. Tulad ng alam mo, paggawa mga pagkakamali sa email ay isa sa mga pinakamadaling daan upang makagawa ng maling impression.
'Hindi lang propesyonalismo ang isyu,' Karen Kessler , pangulo ng Evergreen Partners, sinabi Forbes . 'Ano ang nakataya ay ang reputasyon ng empleyado at ng kumpanya o samahan. Nakita namin ang hindi magandang mga desisyon sa email na humantong sa mga negatibong kahihinatnan para sa empleyado — pagtanggal sa trabaho — at para rin sa organisasyon — paglilitis. '
15 At triple-tsek ang pangalan ng iyong tatanggap.
Shutterstock
Ang isang malaking pagkakamali na dapat mong iwasan ay ang maling baybay ng pangalan ng iyong tatanggap, kaya siguraduhing triple-check bago mo maipadala ang send. Maraming tao tingnan ang kilos ng maling pagbaybay isang pangalan bilang tamad at walang konsiderasyon, lalo na kapag ang tamang spelling ay nasa email address. Ano ang dapat mong gawin kung hindi mo sinasadya ang pagkakamali na iyon? Kathryn Shanley , may-ari ng My Red Pen Editing, sabi ni isang agarang paghingi ng tawad ay ang susi sa pagpapanatili ng iyong kredibilidad.
16 Para sa propesyonal na negosyo, gumamit ng isang propesyonal na email address.
Shutterstock
Habang ang isang personal na email address ay mainam na gamitin kapag nakikipag-ugnay sa mga kaibigan o pamilya, itago ito sa larangan ng propesyonal na negosyo. Ito ay lalong mahalaga sa a nagbebenta ng mamimili sitwasyon. Isang 2016 GoDaddy Ang survey ng 1,000 Amerikano ay nagsiwalat na 75 porsyento ang naniniwala na ang pagkakaroon ng isang propesyonal na email ay isang mahalagang kadahilanan sa pagtitiwala sa isang online na negosyo, at 33 porsyento ang magdududa sa pagiging lehitimo ng isang nagbebenta kung gumamit sila ng isang personal na email address.
'Hindi mo malilimutan ang isang unang impression, alinman sa totoong buhay o online,' punong opisyal ng produkto ng GoDaddy, Steven Aldrich , sinabi sa a pahayag . 'Kadalasan ang iyong unang direktang pakikipag-ugnay sa isang kostumer ay nagaganap sa pamamagitan ng email at napakahalaga ng pagtingin sa propesyonal sa kontekstong ito.'
17 Tandaan na maaaring ibahagi ang anumang bagay.
Shutterstock
Kung ito man ay sa pamamagitan ng pagpapasa, BCC-ing, o simpleng pag-flashing ng iyong telepono sa mukha ng isang tao, mahalagang tandaan na ang anumang isinulat mo sa isang email ay maaaring makita ng ibang tao bukod sa inilaan na tatanggap. Samakatuwid, ang lahat ng iyong e-komunikasyon ay dapat na propesyonal at walang panganib. Pagkatapos ng lahat, ang mga email ay maaaring maging tatanggapin sa korte , kaya pinakamahusay na huwag magpadala ng anumang maaaring magamit laban sa iyo sa paglaon. At para sa higit pang mga paraan upang mapabuti ang iyong buhay sa trabaho, tingnan ang 25 Mga henyo na Trick para sa Paggawa ng Mas matalinong at Hindi Mas mahirap .
Upang matuklasan ang higit pang mga kamangha-manghang mga lihim tungkol sa pamumuhay ng iyong pinakamahusay na buhay, pindutin dito upang sundin kami sa Instagram!
