27 Mga Bagay na Hindi Mo Dapat Sasabihin sa Serbisyo sa Customer

Ang mga emosyon ay may posibilidad na tumakbo nang mataas sa panahon ng pakikipag-ugnayan sa mga kinatawan ng serbisyo sa customer, at ang mga tensyon ay tumaas lamang sa mga nakababahalang oras na tinitirhan natin. Tumawag ka ba sa isang rep o papalapit sa isang tao sa isang tindahan , malamang na magkaroon ka ng isang problema na nais mong tulungan nilang malutas — at kapag walang mabilis na solusyon, madali itong mag-overreact at sabihin ang mga bagay na hindi mo sinasadya. Bagaman maaari kang matukso na gumawa ng mga banta at maglabas ng malupit na mga titik na may apat na letra, ang paggawa nito sa huli ay nagpapalala lamang ng mga bagay. Upang matulungan kang manatiling kalmado at makuha ang tulong na kailangan mo, binilugan namin ang 27 mga bagay na dapat mong iwasan na sabihin o gawin habang nakikipag-ugnayan sa mga serbisyo sa customer service, ayon sa mga eksperto sa serbisyo sa customer. At para sa higit pang mga parirala upang maiwasan, alamin ang 25 Mga Bagay na Hindi Mo Dapat Sasabihin sa isang Retail Cashier .

1 'Alam mo, kayong mga tao ...'

Shutterstock

Kahit na gumagana ang isang rep ng serbisyo sa customer para sa kumpanya na nakakabigo sa iyo, iwasang ikukumpara ang indibidwal sa kanilang samahan. Kung sabagay, anuman ang gumugulo sa iyo ay hindi direkta nilang kasalanan, at ang pagsisi sa kanila ay hindi makakatulong sa iyo sa pangmatagalan. Partikular, Kolbaba data , tagapagtatag ng Control ng Pest ng Watchdog , mga pag-iingat laban sa 'paggamit ng 'ikaw' o 'iyong' kapag tumutukoy sa mga pagkakamali na nagawa ng kumpanya (o isang dating kinatawan). '

'Kung sila ay personal na ininsulto para sa isang isyu na wala silang direktang kamay, ganap na tao ang pakiramdam na hindi gaanong nakakatulong, at ang mga kinatawan na ito ay hindi naiiba,' sabi niya. Mas mabuti kang subukang makihalubilo sa iyong sarili sa taong sumusubok na tulungan ka upang malutas mong magkasama ang isyu.

alas ng mga tasa na nais

2 'Tumatawag ako dahil galit ako.'

Shutterstock

Karaniwan ay tumatawag ka sa serbisyo sa customer dahil may isang bagay na hindi gumagana o nakakabigo sa iyo. Gayunpaman, ang paghahatid niyon sa taong nasa kabilang dulo ng linya sa loob ng mga segundo ng pagbati sa kanila ay maaaring hindi ang pinakamatalinong taktika.

'Kapag tumatawag ka sa serbisyo sa customer, malamang na maiinis ka dahil ang isang produkto o serbisyo ay hindi gumagana nang maayos at maaaring mayroong mahabang oras ng paghihintay sa telepono upang mag-boot,' sabi ni Kolbaba. 'Kapag sa wakas ay nakakuha ka ng isang tao, ito ay ganap na nauunawaan kung parang galit ka, siguraduhin na hindi mo ididirekta ang iyong galit sa kanila, dahil malamang na iparamdam sa kanila ang pagiging nagtatanggol, at itatakda ang tono ng tawag na 'pagalit' para sa parehong partido. ' At para sa mga bagay na hindi mo dapat sabihin sa mga tao na mas malapit sa iyo, tuklasin 25 Bagay na Hindi Dapat Sasabihin ng Mga Magulang sa Kanilang Mga Anak .

3 'At galit din ako ito tungkol sa iyong produkto. '

Shutterstock

Kung naharap mo nang matagal ang isang isyu o nalaman mong lalo itong nakakabigo, maaaring maging kaakit-akit na buksan ang mga floodgates sa sandaling makahanap ka ng isang taong gustong makinig sa iyo. Ngunit ang pagpunta sa at tungkol sa iyong isyu sa halip na subukan upang makahanap ng isang solusyon ay isang pag-aaksaya ng oras ng bawat isa at malamang na humantong sa repas upang hindi ka seryoso.

'Kapag ipinaparating mo kung ano ang isyu sa kinatawan, alamin na kumukuha sila ng mga tala at binibigyang pansin upang makarating sila sa ugat ng problema,' sabi ni Kolbaba. 'Ang dami mong sasabihin, mas maraming impormasyon ang dapat nilang iproseso, kaya't sa tuwing posible ay panatilihing simple at maikli ang mga bagay.'

4 'Nagkahiwalay ang iyong kumpanya, kaya mas mabuti mong ayusin ito.'

Shutterstock

Ang customer service rep na iyon ay wala doon upang maging isang punching bag. Kahit na ang kumpanya na iyong tinatawagan ay magulo, hindi iyon nangangahulugan na maaari mong alisin ang iyong galit sa rep na sumusubok na tulungan kang ayusin ang mga bagay.

'Ang anumang uri ng pang-aabuso (hal. Verbal, emosyonal, atbp.) Ay dapat na ganap na iwasan,' diin Sarkis Hakopdjanian , direktor ng diskarte para sa pagkonsulta sa marketing Ang Business Clinic, na dalubhasa sa mga serbisyo sa pagsasanay ng empleyado . 'Ito ang mga tao na sinusubukan na gawin ang kanilang mga trabaho sa abot ng kanilang makakaya. Minsan ang isang customer ay nababagabag tungkol sa isang bagay na ginawa ng ibang empleyado, o tungkol sa isang patakaran ng kumpanya, at sa kasamaang palad inilalabas nila ito sa rep na sinusubukan na lutasin ang kanilang problema. '

Ang kabutihan ay hindi lamang ang mas disenteng diskarte , ngunit mas epektibo din ito sa pag-uudyok sa mga kinatawan ng serbisyo sa customer kaysa sa pananakot. At para sa higit pang mga saloobin na dapat manatili sa iyong ulo, tingnan ang mga ito 21 Mga Bagay na Iniisip nating Lahat Ngunit Hindi Dapat Dapat Sabihin .

5 'Dadalhin ko ang aking negosyo sa ibang lugar!'

Shutterstock

Habang ito ay maaaring mukhang ang tunay na kard ng trompeta, ang pagbabanta na hilahin ang iyong negosyo ay bihirang kasing epektibo tulad ng nararamdaman sa sandaling ito. Para sa isang bagay, ito ay madalas na isang walang laman na banta — sapagkat bilang hindi maginhawa bilang isang kumpanya ay maaaring gumana, ang paghahanap ng isang bagong vendor ay karaniwang mas maginhawa. Para sa isa pa, ang rep ay hindi nagmamalasakit sa palagay mo na may gusto sila. 'Malamang sila ay isang empleyado sa bawat oras na sahod na ginagawa lamang ang kanilang trabaho,' sabi ni Hakopdjanian.

6 'Mayroon bang isang tao roon na mas mahusay magsalita ng Ingles?'

Shutterstock

'Ang ilang mga kumpanya ay nag-outsource ng kanilang mga kagawaran ng serbisyo sa customer sa ibang mga bansa,' sabi ni Hakopdjanian. 'Maraming mga kumpanya ang kumukuha din ng mga unang henerasyong imigrante na maaaring may impit. Sa kasamaang palad, ang ilang mga customer ay makikilala sa iba pang mga tao batay sa kanilang etniko. Kung ang isang customer service rep ay tinanggap ng isang kumpanya, mahusay na nagsasalita ng Ingles, at may mahusay na pag-unawa sa mga produkto ng kumpanya, perpektong kwalipikado silang tumulong na malutas ang problema ng isang customer o maproseso ang kanilang transaksyon. Hindi na kailangan ng diskriminasyon sa lahi. '

7 'Hindi ka nakikinig sa akin. '

Shutterstock

Minsan ang tao sa kabilang dulo ng linya ay hindi kaagad nauunawaan ang isyu na mayroon ka. Gayunpaman, hindi ito nangangahulugan na hindi sila nakikinig sa iyo o na ang pag-uulit ng iyong sarili sa isang mas nababagabag na tono ay malulutas ang anumang bagay.

'Naintindihan ka namin sa kauna-unahang pagkakataon - magtiwala ka sa akin, naunawaan namin,' sabi ni Drew DuBoff , isang strategist ng paglago at dalubhasa sa pag-outsource na namamahala sa serbisyo sa customer para sa mga pangunahing blogger ng tagapayo sa pananalapi. “Nag-iinit ka lang nang walang dahilan. Sa halip, subukang pakinggan ang tugon at magtanong ng isang naglilinaw na tanong. ' At para sa higit pang mga pag-uugali na hindi makakatulong sa mga bagay, kanal ang mga ito 23 Mga Bastos na Bagay na Hindi Ko Napagtanto na Ginagawa Mo Araw-araw .

8 'Ano ang ibig mong sabihin na hindi ko magagawa…?'

Shutterstock

'Ang katanungang ito ay karaniwang walang kwenta upang tanungin sapagkat hindi kinokontrol ng mga kinatawan ng serbisyo sa customer ang mga patakaran. Pinatutupad lamang nila ang mga ito, 'says DuBoff. 'Kung ang iyong tugon sa hindi pagiging karapat-dapat para sa isang pag-refund ay, 'Ano ang ibig mong sabihin na hindi ako makakakuha ng isang refund kung hindi ko na kayang bayaran ang programa?' Kung gayon dapat mong basahin nang maaga ang patakaran sa pag-refund at maging isang may kaalamang mamimili . '

Ang pagsubok na maunawaan ang mga patakarang ito ay magbibigay-daan sa iyo upang makakuha ng tulong ng rep sa paghanap ng kumunot na silid sa loob nila.

9 'Ikaw $ *% #!'

Shutterstock

Minsan ang tamang salita ng sumpa ay nararamdaman na tanging sagot sa isang partikular na hindi mapagtatalunan o nakakainis na sitwasyon. Ngunit 'ang paggamit ng kabastusan, mga sumpa na salita, o expletives ay hindi makakatulong sa iyong kaso, 'paliwanag ni DuBoff. 'Sa katunayan, nakikipag-usap sila sa kinatawan ng serbisyo sa customer na pinalala mo at magiging mapusok ka sa pakikitungo.'

Ipinaliwanag niya na ang mga reps ay madalas na tumutugon sa pamamagitan ng pagbibigay ng oras sa customer na magpalamig, na maaaring mangahulugan ng paghihintay ng maraming oras (o kahit na maraming araw) upang tumugon o huwag pansinin lamang ang customer, na iniiwan ang mga ito sa parehong isyu na ikinagalit nila upang magsimula kasama si

'Ang mga customer service reps na ito ay tao na gumagawa ng pinakamahusay na trabaho na makakaya nila,' dagdag ni Hakopdjanian. 'Ang pagmumura sa kanila ay hindi kailanman nag-uudyok sa kanila na magtrabaho ng mas mabilis o magsikap pa. Talagang hindi ito makabunga. Kapag ang isang tao ay sinisigawan o binu-bully, hindi gaanong uudyok ang nais nilang tulungan at maaaring maghanap pa ng mga paraan upang maging matatag sa mga patakaran ng kumpanya. '

10 'Hindi ba palaging tama ang customer?'

Shutterstock

Ang klisey na ito ay nakakakuha pa rin ng troted out nang madalas, kadalasan ng mga customer na nasa mali.

'Ang mga customer ay hindi palaging tama, 'nagsusulat Alexandra Sakellariou sa kanyang listahan ng “ Mga Kakila-kilabot na Bagay na Alam ng mga Manggagawa sa Serbisyo ng Customer na Totoo . ' 'Ang customer ay higit sa madalas na nagkakamali o nalilito. Maling nabasa nila ang tag ng presyo ng isang produkto o hindi nauunawaan ang maliit na pag-print ng iyong patakaran sa pagbabalik, tuwing hindi nasisiyahan ang isang customer, sa pangkalahatan ito ay may kinalaman sa isang maling komunikasyon o error sa kanilang wakas. ' At para sa mas kapaki-pakinabang na nilalamang naihatid diretso sa iyong inbox, mag-sign up para sa aming pang-araw-araw na newsletter .

11 'Hayaan mo akong makipag-usap sa iyong manager.'

Shutterstock

Sinasabi ng linyang ito sa tao sa kabilang dulo, 'Hindi mo ako matutulungan.' At habang kung minsan ang manager ay maaaring gumawa ng higit pa sa taong kausap mo, na sinasabi na mayroon din itong potensyal na mag-backfire.

'Gagawin nito kaagad ang ahente na iyong sinasalita nang hindi mapakali,' sabi ni Ollie Smith , serial negosyante at CEO ng paghahambing ng enerhiya na site EnergySeek. 'Kung ang manedyer ay magpapakita, bubuo sila ng isang negatibong opinyon tungkol sa iyo bago ka makipag-usap sa iyo at hindi gaanong makiling na lumakad nang labis upang malutas ang iyong isyu.'

Sa halip, maghanap ng isang paraan upang makuha ang kanilang sarili na magmungkahi na palakihin ang tawag kung kinakailangan. Halimbawa, tanungin, 'Ano ang iba pang mga pagpipilian na mayroon kami upang ayusin ito?' o 'Mayroon bang iba na maaaring makakatulong sa amin?' Lalapit ito bilang isang pakikipagtulungan kaysa sa isang komprontasyon.

12 'I-bash ko ang iyong kumpanya online!'

iStock

kung paano sasabihin kung ikaw ay niloloko

Ang pagbabanta upang ma-bash ang isang kumpanya sa online ay maaaring parang perpektong taktika ng takot upang makakuha ng isang customer service rep na gawin nang eksakto kung ano ang gusto mo. Ngunit mas madalas kaysa sa hindi, ang iyong customer service rep ay hindi talaga 'nag-aalala' tungkol sa iyong banta.

'Ang mga mamimili ay lasing sa lakas ng internet at social media, at labis nilang pinalalaki ang kapangyarihan nito sa kaso ng isang simpleng hindi pagkakasundo ng serbisyo sa customer,' isinulat customer service trainer Adam Toporek sa kanyang blog na Customers That Stick. 'Ang mga banta sa online ay isang libu-libong isang dosenang. Para sa pinaka-bahagi, ang isang komentong online ay madalas na hindi nagre-rate. '

13 'Kakasuhan kita.'

Shutterstock

Kung talagang naging masama ang mga bagay sa isang rep ng serbisyo sa customer o kung partikular kang nababagabag tungkol sa isang hindi tumpak na pagsingil at hindi ito malulutas, ang pagbabanta na mag-demanda ay minsan ay tila isang kaakit-akit na pagpipilian — o kahit papaano, maaari kang bigyan ng isang pakiramdam ng kapangyarihan sa panahon ng iyong palitan. Ngunit sa karamihan ng mga sitwasyon, ang paggawa nito ay hindi isang magandang ideya.

'Ang nagbabanta sa ligal na pagkilos ay hindi kinakailangang magkaroon ng epekto na balak mo,' sabi ni Papunta sa Lidow , isang abugado at tagapagtatag ng serbisyo sa paghahabol ng consumer Radvocate. 'Ang mga kumpanya ay may ligal na kagawaran upang hawakan ang tunay na ligal na mga aksyon. Ang pagtataas ng posibilidad ng isang demanda ay isang mahusay na dahilan para sabihin ng isang indibidwal na kinatawan ng serbisyo sa customer na, 'Hindi ang aking problema,' at wakasan ang pag-uusap. '

14 'babayaran kita para dito!'

Shutterstock

Iwasang masiraan ng loob sa isang rep ng serbisyo sa customer na gumamit ka ng pananakot sa pisikal na karahasan. Hindi lamang nila maiuulat ang iyong banta, ngunit maaari mo ring matiyak na hindi na sila magiging handa na tulungan ka.

'Sa karamihan ng mga pangyayari, isang pisikal na banta ay hindi dapat tiisin,' isinulat ni Toporek. 'Kapag ang isang pisikal na banta ay ipinataw, tapos na ang pag-uusap.'

15 'Hindi ko babayaran iyan!'

Shutterstock

Maaari kang mapataob kapag nakuha mo ang iyong singil sa cable at nakakita ng singil doon ka kumbinsido na dapat ay isang pagkakamali. Ngunit pagsisimula ng iyong tawag sa serbisyo sa customer sa pamamagitan ng pagsasabi na hindi mo babayaran ang singil marahil hindi makakatulong sa iyong mga pagsisikap na alisin ang gastos na iyon.

'Sa karamihan ng mga kaso, ang indibidwal na kinatawan ng serbisyo sa customer ay hindi nakakakuha ng anuman kung magbabayad ka o hindi,' sabi ni Lidow. 'Ang mga kumpanyang ito ay agresibo na nagpapatuloy sa mga hindi nabayarang bayarin — hindi sila magdadalawang-isip na ipadala ka sa isang ahensya ng koleksyon o i-hit ang iyong ulat sa kredito, kahit na i-claim mong mali ang bayarin.

16 'Hindi mo alam kung ano ang sinasabi mo.'

Shutterstock

Minsan kung ano ang tila isang depektibong produkto o hindi magandang serbisyo ay pagkalito lamang sa iyo, ngunit mahirap mapagtanto kapag nahuli ka sa isang pagkabigo. Bago mo akusahan ang isang customer service rep na hindi nauunawaan ang iyong sitwasyon, isaalang-alang na nakikipag-usap sila sa maraming tao na gumagamit ng kanilang mga produkto at serbisyo araw-araw, at samakatuwid ay maaaring magkaroon ng ilang pananaw na hindi mo alam.

Halimbawa, nag-alok ang isang gumagamit ng Reddit ng isang partikular na nakakatawang karanasan na mayroon sila habang nagtatrabaho sa isang supermarket . Nagalit ang isang kostumer tungkol sa kahila-hilakbot na hipon na binili niya na naiinis sa kanyang mga panauhin at tinanggihan pa ng kanyang aso. 'Bumalik siya makalipas ang limang minuto at sinabi na nakausap niya ang isang tao sa counter, na maliwanag na inilagay siya sa kanyang lugar,' isinulat ng Redditor. 'Bumili siya ng sariwa, hindi lutong hipon na sa palagay niya ay precooked na. Inilagay lamang niya ito sa mesa at inihain. Hilaw, hindi lutong hipon. ”

17 'Gaano kahirap ang iyong trabaho?'

Shutterstock

Kapag nabigo ka, maaaring maging kaakit-akit na subukan at iparamdam sa maliit na serbisyo sa taong sinasalita mo na maliit sa pamamagitan ng pag-insulto sa ginagawa nilang trabaho. Iyon ang karanasan ng isang gumagamit ng Reddit na nagtatrabaho sa Chili na inilarawan sa a thread tungkol sa galit na mga customer .

Kapag galit na galit ang isang customer na walang order ang restawran, nagsimula siyang magtanong ng mga nakakasakit na katanungan tulad ng 'Gaano kahirap ang iyong trabaho? ' 'Paano ka makakapilyo?' at 'Ano ang nangyayari sa iyo? ” Ang empleyado ng Chili ay nagtanong sa kanya na sabihin kung ano ang iniutos niya at 'nang makarating siya sa ahi ahi ng tuna, sinabi ko sa kanya na may tuwid na mukha na maaari kong makuha na iniutos niya mula sa Katabing labas ng bahay. Wala siyang sinabi, kahit isang paghingi ng tawad at tumalikod na lamang at naglakad palabas. Natatawa pa rin ako tungkol dito ngayon. '

18 'Maaari ka bang maniwala sa idong ito?'

Shutterstock

Kapag hinintay ka ng isang rep ng serbisyo sa customer, maaaring hindi mo marinig ang mga ito, ngunit tiyak na maririnig ka nila. Huwag kang maniwala sa amin? Suriin lamang ang ilan sa mga komento sa humihiling na thread ng Reddit na ito mga serbisyo ng customer reps upang ipahayag ang mga bagay na nakakainis sa kanila tungkol sa mga customer. 'Kung 'pinayagan kita' at hindi ka nakakarinig ng musika, talagang naka-mute lang ako, 'isiniwalat ng isang gumagamit. 'Naririnig ko LAHAT ng **** na sinabi mo lang tungkol sa akin. ”

19 'Kalimutan mo lang ito.'

Shutterstock

Habang maaari kang makapunta sa cash register at baguhin ang iyong isip tungkol sa pagbili ng isang produkto, ang pag-iiwan ng maraming mga item para sa hawakan ng tao roon ay hindi ka magiging kaibigan sa tindahan.

Bilang isa customer service rep vented sa Reddit, 'Mayroon talaga akong isang customer na pumasok, nagtatrabaho ako sa sementeryo sa isang parmasya, at gumugol ng isang oras sa paglo-load ng kanyang cart sa mga bagay-bagay ... Sinabi niya na iniwan niya ang kanyang card sa kanyang kotse at siya ay 'babalik agad. 'Hindi ko na siya nakita muli. ”

Ang isa pang binigyang diin na mas masahol pa ay makatarungan iniiwan ang item sa isang lugar na random sa tindahan , na hinihiling ang mga empleyado na hanapin ito at tapos itabi mo na 'Kung hindi ka makakakuha ng isang bagay, ibigay lamang ito sa kahera at sabihin mong ayaw mo,' isinulat nila. 'Huwag itago ito sa candy rack, lalo na kung ito ay tulad ng ground beef. '

20 'Hindi, makakausap ako ngayon.'

Shutterstock

Maaari kang maging ganap na komportable sa pagtawag sa serbisyo sa customer mula sa iyong lokal na bar kung saan malakas ang pakikipag-usap ng mga tao, may isang live na pagtugtog ng banda, at ang mga parokyan ay sumisigaw ng mga order ng inumin. Ngunit hindi iyon partikular na nakakatulong sa paglutas ng iyong isyu.

'Ang pinakamalaking pee peeve ng aming mga ahente ng serbisyo sa customer ay kapag tumawag ang mga tao, at nasa isang napakaingay na kapaligiran,' sabi ni Sean Para , cofounder ng site ng pagbili ng kotse na SellMax, kung saan humahawak ng libu-libong mga papasok na tawag araw-araw 'Halimbawa, kung ang iyong aso ay patuloy na tumatahol sa likuran o mayroon kang isang sanggol na umiiyak ng napakalakas, ginagawang mas mahirap ito sa rep ng serbisyo sa customer. Kapag pinahihirapan mo ang trabaho ng isang tao, kadalasan ay hindi nila ginagawa ang mabuti sa isang trabaho. ' Subukang abutin lamang ang mga serbisyo sa customer service kapag nasa angkop ka — at tahimik — na kapaligiran.

21 'Hayaan mo ring sabihin ko sa iyo ang tungkol sa aking…'

Shutterstock

Dahil lamang sa pagtatanong ng tao sa kabilang dulo ng linya kung kumusta ka ay hindi nangangahulugang nais nilang marinig ang bawat detalye ng iyong araw. Ang trabaho ng isang rep ay maging palakaibigan, at ang kanilang mabuting pagbati ay hindi isang paanyaya para sa iyo na punan ang kanilang oras ng mga personal na detalye na walang kaugnayan sa isyu tungkol sa kung saan ka tumawag.

'Minsan nagsisimulang mag-rambol ang mga customer tungkol sa mga detalye na ganap na walang kaugnayan sa kanilang transaksyon sa negosyo,' sabi ni Hakopdjanian. 'Sa kasamaang palad, maraming tao ang nag-iisa, kaya't minsan ang pakikipag-usap sa isang customer service rep ay maaaring isa sa ilang mga paraan ng pakikipag-ugnay sa lipunan na maaaring magkaroon ng isang tao.' Upang magalang, i-save ang mga personal na kwento, at hayaang lumipat ang rep sa kanilang susunod na tawag o customer sa isang napapanahong paraan.

22 'Makinig, mahal ...'

Shutterstock

Ilang dekada na ang nakakalipas, ang pagtawag sa isang customer service rep na 'honey' ay maaaring naisip bilang kaakit-akit-ngunit ang mga oras ay nagbago, at mas malamang na magkaroon ito ng isang nakakumbaba o katakut-takot (lalo na kung ito ay isang lalaki na nakikipag-usap sa isang babae).

kung paano sasabihin kung ang isang babae ay nanloloko sa iyo

'Payo ko sa pag-iwas sa mga pangalan ng alaga tulad ng 'hon,' 'baby,' at 'sweetie,'' sabi Emma Rodbro , pinuno ng koponan ng tagumpay ng customer sa Seniorly.com. 'Anuman ang kasarian, nahanap ko na pinaparamdam sa isang miyembro ng koponan na hindi sila sineryoso tulad ng dapat.'

23 'Mayroon kang isang seksing boses.'

Shutterstock

Huwag mag-atubiling purihin ang isang rep sa trabaho na kanilang ginawa o ang tulong na ibinigay nila. Mag-ingat lamang na huwag tawirin ang linya sa mas personal na teritoryo, dahil maaari nitong gawing mas mahirap at hindi komportable ang mga bagay. Partikular, 'huwag sabihin sa sinuman na maganda ang kanilang boses, 'sabi ni Pour. 'Nakakatanggap kami ng pagkakaiba-iba ng marami doon kung saan mahalagang nilalandi nila ang telepono, at medyo mahirap.'

24 'Anong oras ka makakauwi sa trabaho? '

Shutterstock

Katulad nito, sinabi ni Hakopdjanian na kung minsan ay nagkakamali ang pagiging mabait ng isang customer service rep sa paglalandi. 'Sa pinakadulo, ginagawang hindi komportable ang sitwasyon,' sabi niya. 'Sa pinakamasamang kalagayan, pinaparamdam nito na hindi ligtas o nasa panganib ang rep, lalo na kung ang customer ay hindi tumugon nang maayos sa pagtanggi. ”

25 'Oo, ngunit mayroon din ito ... '

Shutterstock

Ang mga indibidwal sa industriya ng serbisyo ay nakikipag-usap sa tonelada ng mga customer bawat oras, at sa kaunting sandali lamang, kailangan nilang malaman ang tungkol sa isyung mayroon ka at alamin ang mga susunod na hakbang na gagawin. Sapat na kumplikado iyon nang hindi mo binobobo ang dalawa o tatlo o higit pang mga isyu sa kanila nang sabay-sabay.

'Masira ang bawat isyu,' hinihimok ni Kolbaba. 'Kung mayroon kang higit sa isang isyu o dahilan na tumatawag ka tungkol sa, paghiwalayin ang mga ito sa magkakahiwalay na tipak ng impormasyon upang ang representante ay maaaring magtala nang mas tumpak. Kung lalapit ka dito sa kaisipang 'hayaan mo akong tulungan kang tulungan ako,' magkakaroon ka ng pasasalamat sa kinatawan at gagawa ito para sa isang mas maayos at mahusay na proseso. '

26 'Iyon lang.'

Shutterstock

Habang nais mong maiwasan ang labis na pag-load ng isang rep ng serbisyo sa customer na may impormasyon, kailangan mo ring mag-ingat na hindi bigyan sila ng buong larawan. 'Ang masyadong maliit na pagsasalita ay maaaring mag-iwan sa kanila upang gumawa ng mga hula o mag-akala ng mga bagay,' sabi ni Kolbaba. 'Habang malalaman ng isang napapanahong ahente kung ano ang hihilingin at mag-iimbestiga, ang ilan ay maaaring gumawa ng mga pagpapalagay at mag-alok ng mga solusyon na maaaring gumana maliban sa isang maliit na karagdagang impormasyon na pagkatapos ay ganap na mababago ang solusyon.'

27 'Lahat ay perpekto!'

Shutterstock / wavebreakmedia

Bagaman dapat mong tratuhin ang anumang rep ng serbisyo sa customer nang may paggalang at paggalang, mahalaga din na iwasan ang pagiging masyadong magalang hanggang sa nabigo ka na ganap na maipahayag ang iyong mga kagustuhan o opinyon tungkol sa produkto o serbisyo na inaalok ng rep.

'Sa huli, kung hindi mo nais ang aming tulong, mas mabuti na maging prangka,' sabi ni Rodbro. 'Hindi kami magagalit kung totoo ka. Ang pagiging masyadong magalang at sinusubukan na sabihin ang tamang bagay kung nais mo lamang i-hang up ang telepono — iyon ang pinakamasama. ”